Récolement et inventaire : cadre juridique & méthodologie

Récolement et inventaire des collections photographiques

Photo de Frédérique Gaillard (inventaire du XIXe siècle en haut et inventaire imprimé en 8 volumes de 2014)

La mise en état de conservation est achevée pour pratiquement l’ensemble de la collection photographique du Muséum de Toulouse. Le fonds Eugène Trutat se compose de plus de 13 000 photographies, le fonds Louis Mengaud en comporte 937, Augustin Pujol a laissé 180 plaques de verre représentant le Muséum et ses collections tandis que deux recueils de 118 tirages de Roland Bonarparte sont aussi conservés. D’autres richesses sont encore à découvrir... 

La photothèque a une double mission au Muséum. Elle gère, centralise et met à la disposition de tous, les campagnes photographiques réalisées au sein de l’établissement (reportages et prises de vue en studio). Depuis plusieurs années, le travail de la photothèque vise aussi à remettre aux normes de conservation, inventorier et numériser les collections photographiques. Cela nécessite des recherches historiques et techniques très précises, un relais étroit avec le service conservation du musée ainsi que des échanges avec des spécialistes (autres musées, donateurs, universitaires etc.). Après identification, une étude est menée sur la vie des photographes et le contexte des prises de vue de chaque période et zone géographique concernées. Les collections sont constituées de plusieurs dizaines de formats de plaques de verre différentes, au collodion et au gélatino-bromure d’argent. Les tirages papiers sont des aristotypes, des négatifs papiers, des albumines… La photographie a toujours eu une place importante au Muséum du fait de l’immense collection photographique laissé par le premier conservateur, Eugène Trutat. À la fin du XIXe siècle, ce dernier fut même à l’initiative des premiers cours de photographie donnés à Toulouse dans la galerie de zoologie.

Quelque soit le statut d’une collection photographique, l’inventaire et le récolement sont conseillés. Dans les musées, ils sont obligatoires et produits dans un contexte juridique strict.

Inventaire

L'inventaire est une liste exhaustive des pièces qui composent un fonds ou une collection. Il ne faut pas confondre l'inventaire informatisé sur lequel on procède à des modifications et le registre d'inventaire. Un registre édité grâce à l'outil informatique a la même valeur juridique qu'un registre papier. C'est toujours l'édition papier qui possède une valeur juridique et non le support informatique lui-même (la base de données). Cet inventaire informatisé est réalisable selon des modalités rigoureuses ou au moyen du module spécifique d'un outil de gestion de collections validé par le service des musées de France. L'arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement précise les rubriques réglementaires qui doivent composer une notice d'inventaire, que ce dernier soit manuscrit ou informatisé. 

Au Muséum de Toulouse, la photothèque n'ayant pas ses collections photographiques dans un outil de gestion, les métadonnées IPTC ont été extraites et l'inventaire a été réalisé manuellement. Les notices ont été imprimées et reliées (plus de 14.000 notices dans 8 volumes). Comme l'exige la loi en vigueur ces documents sont consultables. La difficulté fut de s'adapter à la normalisation de l'inventaire par rapport à l'histoire du fonds photographique. Une méthodologie conciliant le cadre juridique et la singularité des fonds fut adoptée.

PRÉSENTATION DE LA MÉTHODOLOGIE DE L'INVENTAIRE

Le numéro d'inventaire : chaque plaque de verre a son propre numéro d'inventaire. Il est attribué à chaque plaque ou tirage.
Mode d’acquisition : nous n'avons aucune information sur l'acquisition des photographies arrivées avant les années 2000. Eugène Trutat a certainement laissé la plupart des photographies lors de son départ à la retraite en 1900 comme pour Louis Mengaud (Professeur et responsable des collections de géologie et de minéralogie). 1010 plaques ont néanmoins été achetées à Caroline Trutat en novembre 1910 après la mort de son mari Eugène. Les recherches n'ont pas permis de les différencier des photographies déjà présentes dans l'établissement et celles achetées a posteriori)
Nom donateur/ testateur/vendeur : nom de la personne concernée par l'acquisition et son rôle dans l'acquisition.
Date d'acquisition : la date exacte est rarement connue.
Prix et subvention : les photographies sont réalisées ou collectées par Eugène Trutat.
Date d’inscription au registre d’inventaire : c'est la date de fin de réalisation de l'inventaire.
Désignation du bien : le terme « photographie » est suivi du titre de la photographie s’il y en a un. Il s’agit ici d’attribuer un nom à la photographie. Souvent, cette information est marquée par le photographe sur l’enveloppe qui la contenait ou la plaque.
Marques et inscriptions : il s'agit notamment des annotations que l’auteur a marqué sur la plaque elle-même.
Matières et matériaux : verre ou papier (support photographique). Des masquages étant réalisés par le photographe, du papier est parfois collé sur la plaque.
Techniques de réalisation : des plaques négatives ou positives; des stéréoscopiques; monochrome ; au gélatino-bromure d’argent ou au collodion. Exemple : Plaque négative > monochrome > collodion. (création d'un thesaurus reprenant les techniques de réalisation du XIXe et XXe siècles)
Dimensions : le format des plaques ou des tirages. Par exemple : « 13x18 cm »
Indications particulières sur l’état du bien au moment de l’acquisition : cette information est la plupart du temps « inconnue ». Certaines plaques ont des indications particulières. Nous savons si elles sont endommagées, mais nous ne savons pas à quel moment cela s'est produit.
Auteur, collecteur... : la personne ayant réalisé la photographie.
Époque/date de prise de vue : la date de prise de vue ou « inconnue »
Fonction d'usage : « inconnue » La fonction d’usage est considérée comme l’utilité de l’objet. Dans ces fonds photographiques, ce champ n'est pas adapté. Cependant beaucoup de photographies sont à but scientifique ou pédagogique.
Provenance géographique : le nom indiqué est systématiquement le lieu de la prise de vue. Exemple : Luchon (Haute-Garonne). Il reste encore beaucoup d'incertitude sur l'identification des lieux de prise de vue.
Observations : Ce sont les données qui ne rentrent dans aucune des rubriques mais qui paraissent importantes pour l’inventaire. Par exemple, les informations sur l'état de la plaque (endommagée, fissurée...), les exemplaires multiples. Les écritures manuscrites sur les enveloppes. Dans ce cas, les informations sont entre « ».

Récolement

Le récolement consiste à vérifier la conformité des collections avec le registre d'inventaire. L'obligation de récolement décennal pour les Musées de France, est instauré par l'article L 451-2 du code du Patrimoine : « Les collections des musées de France font l'objet d'une inscription sur un inventaire. Il est procédé à leur récolement tous les dix ans. » C'est l'arrêté du 25 mai 2004 qui précise les normes techniques et les principes généraux de numérotation, d'identification, de marquage et de récolement des biens des musées de France et son titre III concerne plus particulièrement le récolement (voir en fin d'article).

La Note circulaire 2004-669 du 17 septembre 2004 fixe la date d'achèvement de ce premier récolement décennal au 12 juin 2014. Enfin, la circulaire 2006-006 détaille la mise en œuvre de ce récolement et ses conséquences, de même qu'elle présente une fiche de récolement et son mode d'emploi ainsi qu'un formulaire-type de dépôt de plainte.

Procès verbal de récolement doit comporter les informations suivantes :
Dates de réalisation
Méthode (caractéristiques techniques, moyens)
Champs couverts (spatial, thématique, technique, autre …)
Nombre total d'objets ou de lots récolés
Nombre d'objets exposés
Nombre d'objets en réserve
Nombre d'objets présentant des anomalies avec les sources documentaires (s'ils sont manquants / Non concordance …) et/ou des problèmes d'identification (pas ou plusieurs n° d'inventaire, n° illisible ...)
Nombre d'objets à traiter en post-récolement
Le fonds est nettoyé, numérisé, reconditionné et conservé dans les compactus
État des collections récolées (éventuellement par catégorie)
Photographies existantes (photos de l'objet ou numérisation)
Chargé de collection ou Agent récoleur
Nombre d'Items au total
Dont nombre d'Items à inventorier
Nombre d'items en Mauvais état ou état Médiocre
Nombre d'items à marquer ou re-marquer
Nombre de Photographies (prises de vue des collections)

Une fois le travail terminé, un procès verbal de fin de campagne est rédigé et signé.

Il doit comporter les informations suivantes :
Nom de l’établissement et statut
Personne morale propriétaire (par exemple : nom de la collectivité)
Personne morale gestionnaire (par exemple : nom du directeur de l’établissement)
Responsable scientifique des collections
Plan de Récolement
Personne Chargée
Année première campagne /Année prévue d'achèvement /Date réelle d'achèvement
Volume à récoler
Nombre d’Items à récoler sur les bases de données
Nombre d'Items récolés (par rapport aux bases de données)
Nombre d'Items récolés en totalité
Observations

Le récolement des collections photographiques fut réalisé après le chantier de rénovation du Muséum qui s’est déroulé de 1999 à 2007 et depuis la réouverture, dans le cadre de l’inventaire général des collections. La transmission des informations récoltées pour l’inventaire se fait sous forme de procès-verbaux internes. Un procès-verbal de fin de campagne a donc été adressé à la DRAC, marquant ainsi l’état l’avancement.

L'inventaire a été réalisé grâce au travail de Mame Marième Diouf.

Le rapport d’activité de 2014 traite du travail d'inventaire et de récolement réalisé sur les collections

Rapport d'activité (Muséum de Toulouse), Toulouse, Muséum d'histoire naturelle de Toulouse, 2014. http://www.museum.toulouse.fr/le-museum

Le site du Ministère de la culture explique en détail les procédures à suivre et donne de nombreux conseils. http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/pres.htm

Documenter les collections de musées - Investigation, inventaire, numérisation et diffusion, La Documentation française, Coll. Musées-Mondes, Paris, 2014.

DALOUS Pierre, "Bases de données informatisées, inventaire légal et inventaire documentaire", Dijon, La Lettre de l'OCIM, n°153, mai-juin 2014, p. 47. (cas du muséum de Toulouse)